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In Outlook gibt es eine Funktion zur automatischen Formatierung von E-Mails oder auch von Kontakten. Damit ist es beispielsweise möglich, alle E-Mails eines bestimmten Absenders oder mit einem speziellen Betreffs farblich hervorzuheben. In den Kontaktdaten können so beispielsweise alle Personen aus einer Firma farblich hervorgehoben werden. Gerade wenn Sie sehr viele Kontakte haben, hilft diese Möglichkeit den Überblick zu waren.

Automatische Formatierung für Kontakte:

• Wechseln Sie in den Ordner Kontakte und wählen Sie im Menü Ansicht > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen aus. In Outlook 2003 finden Sie die Einstellung unter Ansicht > Anordnen nach > Aktuelle Ansicht > Aktuelle Ansicht anpassen.
• Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Autom. Formatierung...
• Klicken Sie auf Hinzufügen und vergeben einen Namen für die neue Regel.
• Unter Schriftart können Sie festlegen, wie die Kontakte hervorgehoben werden sollen, wählen Sie beispielsweise eine andere Schriftfarbe.
• Bestätigen Sie danach Ihre Auswahl mit OK und legen nun über Bedingung die Kriterien für die Formatierung fest. Hier können Sie z.B. nach einer bestimmten Vorwahl oder nach einem Firmenname suchen oder eine Kategorie auswählen. Bestätigen Sie nun alle Einstellungen und schließen alle offenen Dialogfelder.

Automatische_Formatierung

Automatische Formatierung für Emails:

Für E-Mails ist die Vorgehensweise gleich. Hier gibt es allerdings noch eine etwas umfangreichere Möglichkeit.

• Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Organisieren aus
• Klicken Sie dann auf Farben verwenden
• Im unteren Fenster wählen Sie eine E-Mail aus, der Absender wird automatisch übernommen.
• Wählen Sie die gewünschte Farbe aus und klicken auf Farbe übernehmen

Wenn Sie hier nun rechts oben auf Automatische Formatierung...klicken, öffnet sich der gleiche Dialog wie für die Formatierung der Kontakte.